Comment relancer une caisse en cas d’impayé quand on est IDEL ?

Avant toute relance, il est essentiel de comprendre pourquoi une facture n’a pas été réglée. Voici les causes les plus courantes :

• 🧾 Une erreur lors de la télétransmission (code acte, date, bénéficiaire…).
• 📅 Des droits du patient non mis à jour (carte Vitale expirée, complémentaire absente).
• ❌ L’ADRi ne renvoie pas de réponse correcte (absence de contrat ou incohérence de données).
• 🕒 Des délais de traitement longs, notamment chez certaines mutuelles (jusqu’à 30 jours).
• 🔒 Des envois bloqués ou ignorés faute de relance formelle.

Ces situations concernent aussi bien les rejets de l’Assurance Maladie (AMO) que ceux des mutuelles (AMC). Les démarches à suivre sont différentes selon les cas, d’où l’importance d’identifier l’organisme payeur.

C’est souvent au moment de faire vos comptes ou vos relances bancaires que vous vous apercevez qu’une somme manque. Pour éviter cela, mettez en place une vérification régulière :

• Analysez les bordereaux de retour Noémie : chaque acte accepté ou rejeté y figure.
• Consultez les retours de flux depuis votre logiciel de télétransmission.
• Créez un tableau de suivi : numéro de facture, date d’envoi, caisse destinataire, date de paiement ou de relance.
• Vérifiez que vos soins ont bien été intégrés au régime d’AMO ou d’AMC lors de la facturation.

💡 Agathe YOU vous simplifie cet exercice : le tableau de synthèse de vos actes vous permet d’identifier en un clic les paiements reçus, ceux en attente, et les actes signalés comme rejetés.

Tout dépend de l’organisme à l’origine de l’impayé. Voici les interlocuteurs compétents à contacter :

Pour l’Assurance Maladie (CPAM/AMO) :

• Service « facturation », « relations professionnelles » ou « tiers payant ».
• Coordonnées disponibles sur Ameli Pro ou auprès du centre de paiement.
• Pour une relance écrite formelle : privilégiez un courrier recommandé avec accusé de réception.

Pour les mutuelles ou complémentaires santé (AMC) :

• Service « tiers payant » ou « gestion des prestations IDEL ».
• Attention, certaines mutuelles externalisent leurs paiements à des plateformes : Viamedis, Almerys, SP Santé…
• Un accès à votre espace professionnel peut être nécessaire.

📌 Conseil : demandez toujours un accusé de réception ou un accusé de traitement. Cela vous permettra de relancer en cas d’absence de réponse dans les délais.

La relance doit être claire, précise, et professionnelle. Voici les points clés pour être prise au sérieux :

⏱ Délais :

• Attendez environ 15 à 30 jours après la date d’émission de la facture pour une première relance.

✉ Forme :

• Par courrier recommandé AR ou email avec pièce jointe scannée.

🧾 Contenu :

• Vos coordonnées (nom, numéro Adeli, Siret).
• Référence de la facture concernée.
• Date de soins + montant + cotation utilisée.
• Type de transmission utilisée (télétransmission, papier).
• Copie de la preuve de télétransmission ou duplicata FSE.
• Demande explicite de traitement ou remboursement sous 10 jours.

Modèle de relance pour IDEL :

Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter concernant la facture n° [XXX], transmise le [date] pour des soins effectués auprès de M./Mme [Nom patient] entre le [date] et le [date].
À ce jour, je n’ai reçu aucun règlement relatif à cette prise en charge, bien que la télétransmission ait été effectuée le [date], via [nom du logiciel].
Je vous prie de bien vouloir procéder au règlement dans les meilleurs délais.
Je joins à ce courrier la copie de la facture ainsi que les justificatifs utiles.
Restant à votre disposition pour toute information complémentaire.

Si votre première relance reste sans réponse :

• Relancez une seconde fois sous 10 à 15 jours.
• Appelez le service concerné : certaines erreurs peuvent être corrigées immédiatement par téléphone.
• Contactez une assistance juridique (via votre assurance professionnelle).
• Éventuellement, envoyez une lettre de mise en demeure avant d’envisager une procédure.

🧭 Bon à savoir : le recours à un huissier ou une action judiciaire reste exceptionnel, mais possible si la somme est significative et la réponse absente après plusieurs relances motivées.

Entre la saisie des actes, la bonne application de la NGAP, la télétransmission et le suivi des paiements… le risque d’impayé augmente à chaque étape si vous êtes seule. Heureusement, Agathe YOU vous permet de :

• Suivre vos paiements en temps réel grâce au tableau de bord intégré ;
• Identifier automatiquement les actes non réglés ou rejetés ;
• Accéder à un moteur de recherche des cotations pour éviter les erreurs ;
• Créer un dossier patient complet qui permet de justifier les actes lorsqu’une caisse vous le demande.

Gérer ses soins, ses patients et ses paiements devient enfin fluide et moins chronophage.

🧰 Pour aller plus loin : Découvrez les fonctionnalités d’Agathe YOU pour des encaissements simplifiés.