Télétransmission : c’est quoi et comment faire ?

Pour gagner du temps, les professionnels de santé utilisent aujourd’hui un système d’échanges de données appelé télétransmission. Cet échange a lieu entre le professionnel et l’Assurance Maladie (mais aussi entre l’Assurance Maladie et la mutuelle) via la carte Vitale. L’infirmier peut ainsi envoyer ses feuilles de soins devenues électroniques aux caisses d’assurance et aux mutuelles d’un simple clic. Le principe est de dématérialiser ces FSE et de les envoyer via un logiciel dédié (On vous conseille d’en prendre un avec un logiciel de comptabilité idel inclus). Les différentes démarches sont ainsi simplifiées et l’acte sera payé plus rapidement par la Sécurité Sociale. C’est ainsi un atout non négligeable pour les infirmiers libéraux qui gagnent du temps.

Télétransmettre les documents ne se fait pas d’un claquement de doigts ! Plusieurs conditions sont nécessaires. Il faut investir dans un ordinateur et une imprimante, ainsi que disposer d’une connexion Internet haut débit rapide et fiable. Vous devez aussi avoir une carte CPS (carte professionnelle de santé). Elle s’obtient auprès de l’ASIP-Santé et est valable trois ans. Vous devrez également posséder un lecteur de carte Vitale homologué SESAM-Vitale et un système de facturation SESAM-Vitale. Tout le matériel choisi (il peut être acheté ou loué) doit être agréé par le CNDA.

Une fois le matériel réuni, vous pouvez réaliser les différentes télétransmissions et cela même depuis le domicile du patient. Pour cela, il vous faudra un lecteur portable de carte Vitale.

Une fois le matériel obtenu et la carte professionnelle en main, vous pourrez télétransmettre. Si vous ne disposez pas de la CPS, vous ne pourrez pas signer les feuilles de soins électroniques (FSE), ni lire les cartes Vitales des patients. Il faudra avant tout mettre en marche votre système. Vous devrez insérer votre CPS dans le lecteur bi-fente et saisir votre code confidentiel, puis établir la FSE du patient. Pour cela, introduisez sa carte Vitale dans le lecteur. Qu’est-ce qu’un lecteur de carte Vitale bi-fentes ? C’est un lecteur qui permet de lire les cartes Vitale des patient et d’enregistrer les données sur votre solution. Apparaissent alors différentes informations concernant le patient : identification, organisme de rattachement, étendue de ses droits AMO et exonération ou modulation du ticket modérateur, s’il y a lieu. Vous devrez alors saisir le code de l’acte réalisé, le montant des honoraires et le destinataire du règlement. Les différentes FSE seront regroupées et transmises une fois par jour via le logiciel à la Caisse d’Assurance Maladie. Le professionnel de santé recevra un accusé de réception logique (ARL). Si vous disposez aussi de l’ADRi, vous pourrez vérifier les droits caisses du patient avant de facturer pour éviter les erreurs de facturation. Si vous vous demandez comment choisir son lecteur de carte Vitale, sachez qu’il doit être homologué PC/SC comme le lecteur Ted.

La transmission NOEMIE (Norme Ouverte d’Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs) permet de transmettre plus rapidement les FSE. Cette rapidité est liée aux différentes informations de paiement (ou de rejet) des factures (48 heures). La transmission NOEMIE facilite aussi la comptabilité. La fonction « Retour NOEMIE » est visible sur le logiciel SESAM-Vitale. Chaque retour informe sur le destinataire du paiement final (en cabinet ou en ambulatoire), la date à laquelle l’ordre de paiement ou de virement a été donné, le numéro de chaque lot traité et des factures, le NIR de l’assuré, son identification, le numéro d’organisme complémentaire dans le cas d’une CMU-C, ainsi que les différentes informations relatives aux actes réalisés.

Sans cet outil, vous devrez éditer les différentes factures et formulaires sous format papier pour les envoyer par courrier aux organismes. Cela vous prendra beaucoup plus de temps et rallongera les délais pour être payé. Vous avez peur de ne pas réussir à télétransmettre les FSE ? L’Assurance Maladie met à votre disposition des aides précieuses pour utiliser cet outil.

Vouloir télétransmettre les FSE, c’est bien, mais comment être sûr que cela a fonctionné ? Voilà une question que beaucoup d’IDEL se posent régulièrement. Première chose à vérifier avant même d’enregistrer une FSE : la transmission NOEMIE doit être activée. Pour cela, vous ne devez pas oublier d’insérer votre CPE. Si tout s’est bien passé, vous pourrez voir que les FSE ont bien été transmises, via les retours. Ensuite, tout se fait automatiquement. Si vous faites face à un problème, vous pouvez contacter la Caisse d’Assurance Maladie qui fera intervenir un conseiller informatique pour vous aider. 

Cela permet également au professionnel de santé de consulter les documents concernant le patient. Il pourra aussi en intégrer de nouveaux (photos de plaies, commentaires, diagrammes de soins…). Les autres intervenants du parcours de soins pourront eux aussi accéder à ces informations. Avant la e-transmission, tout se faisait sur papier !

De très nombreux professionnels de santé ont aujourd’hui accès aux télétransmissions. Mais cet outil ne peut pas être utilisé par tous. La e-santé, même si elle concerne un très grand nombre de professionnels, reste réservée à certaines professions médicales : médecins généralistes et spécialistes, biologistes, odontologistes et sages-femmes. Les professionnels de la pharmacie peuvent aussi télétransmettre. Sans oublier toutes les professions d’auxiliaires médicaux, comme les infirmiers, kinésithérapeutes, orthophonistes, ergothérapeutes, mais aussi les prothésistes, diététiciens, opticiens, pédicures, manipulateurs d’électroradiologie médicale. Les aides-soignants, auxiliaires de puériculture et ambulanciers peuvent également utiliser cet outil. Ceux-ci peuvent exercer en libéral, mixte ou dans un établissement de santé privé ou public.

Vous l’aurez aisément compris, utiliser les télétransmissions vous fera gagner du temps. Mais il faut investir dans du matériel et cela peut poser problème, surtout lorsque l’on débute. C’est pourquoi, des incitations financières ont été mises en place pour aider les professionnels à s’équiper. Ces aides peuvent ainsi intégralement financer l’achat d’équipements informatiques. La somme moyenne de l’aide peut en effet atteindre 500 euros et 100 euros peuvent être ajoutés via l’option de coordination. Pour en bénéficier, il faut télétransmettre au minimum 70 % des FSE. Il faudra également utiliser un équipement de télétransmission de dernière génération, conforme à la dernière version du cahier des charges SESAM-Vitale (version 1.40 Addendum 2 bis, à ce jour).